Cambiare booking engine dell’hotel: come organizzare il passaggio

Definire esattamente che cosa viene sostituito

Chiarisci se cambi soltanto il motore di prenotazione oppure anche PMS, channel manager e sistema di pagamento. Un collegamento al nuovo booking può lasciare invariato il gestionale; un progetto più ampio può invece cambiare origine e destinazione dei dati. Il piano deve descrivere il caso reale.

La documentazione Mews, per esempio, distingue pagina esterna, widget e integrazione tramite API. Le modalità dipendono dal prodotto scelto. Prepara un disegno semplice: sito, booking, gestionale, canali e pagamenti. Per ciascun collegamento indica referente e dati scambiati, poi confrontalo con la guida a booking engine e channel manager.

Stabilire dove vivono le prenotazioni già ricevute

Non presumere che cambiare fornitore trasferisca ogni prenotazione. Ottieni conferma su quali dati possano essere importati, quali resteranno consultabili nel sistema precedente e per quanto tempo. Esporta i dati consentiti attraverso gli strumenti previsti, usando accessi e archivi protetti.

Confronta numero delle prenotazioni future, date, ospiti, camere, importi, acconti e riferimenti. Un totale corretto non basta se una prenotazione è associata alla camera sbagliata. Decidi dove il personale gestirà modifiche, cancellazioni, rimborsi e saldi dei soggiorni precedenti. Se PMS e prenotazioni restano invariati, documentalo comunque: evita che la reception inserisca nuovamente dati già presenti.

Confrontare camere, tariffe e restrizioni

Una “doppia superior” nel nuovo sistema deve corrispondere alla categoria corretta, non soltanto avere lo stesso nome. Verifica occupazione, età dei bambini, letti aggiuntivi, pasti, extra, soggiorno minimo e giorni di arrivo. Ripeti il confronto per lingue e valute effettivamente utilizzate.

Conserva per ogni prova date e risultato atteso. Se la disponibilità differisce, risolvi la corrispondenza tra sistemi prima di aprire il nuovo percorso agli ospiti.

Verificare pagamenti, conferme e istruzioni all’ospite

Prepagamento, garanzia e saldo successivo sono flussi differenti. La documentazione sui pagamenti Mews mostra, per quel prodotto, quanto le impostazioni tariffarie influenzino conferma e incasso. Chiedi al tuo fornitore la descrizione del percorso previsto, incluso il pagamento interrotto.

Non copiare dati delle carte in fogli di lavoro per “spostarli”. Verifica con i fornitori come vengono gestiti eventuali riferimenti di pagamento già acquisiti. Controlla poi oggetto e contenuto delle email: nome struttura, date, importi, condizioni e contatto assistenza. Una conferma con il vecchio collegamento può creare problemi anche quando la nuova prenotazione è arrivata correttamente.

Censire i collegamenti anche fuori dal sito

Raccogli pulsanti delle pagine camere, offerte, versioni linguistiche, campagne pubblicitarie, schede aziendali, firme email, newsletter e codici QR. Cerca anche collegamenti con date, promozioni o camere preselezionate: sostituire soltanto l’indirizzo principale può far perdere questi parametri.

I messaggi già ricevuti dagli ospiti continueranno a contenere i vecchi link. Chiedi se il fornitore precedente ne mantiene il funzionamento o permette un reindirizzamento; non darlo per certo quando il dominio appartiene a terzi. Distingui i link per nuove prenotazioni da quelli per gestire soggiorni esistenti: questi ultimi devono continuare a condurre a una procedura valida.

Collaudare e assegnare un responsabile al cambio

Organizza una prova completa da telefono e computer: ricerca, scelta della tariffa, inserimento dati, pagamento di test quando previsto e ricezione della conferma. Verifica anche l’arrivo della prenotazione nel gestionale e l’aggiornamento della disponibilità. Concorda modalità di test che non provochino addebiti o prenotazioni indesiderate.

Un’ipotetica struttura con venti camere potrebbe scoprire che il nuovo link conserva le date ma perde il codice di un’offerta. Il controllo deve partire proprio dalla pagina dell’offerta. Prima dell’avvio assegna chi sostituisce i link, chi valida le tariffe e chi autorizza il cambio. Per un eventuale ritorno, considera le nuove prenotazioni già ricevute: riattivare vecchie disponibilità senza riconciliazione può creare errori.

Controllare misurazione e prime operazioni

Se il booking usa un dominio diverso, concorda con il fornitore cosa consente di misurare. La misurazione interdominio di Analytics richiede una configurazione coerente; non si ottiene automaticamente cambiando il pulsante. Verifica anche che la stessa prenotazione non generi eventi duplicati.

• Il clic sul booking apre il percorso corretto?
• La conferma arriva all’ospite e alla struttura?
• Disponibilità e importi sono coerenti nei sistemi?
• Le vecchie prenotazioni restano gestibili?
• Eventi e prenotazioni reali si possono confrontare?

Segui le prime operazioni con la reception e registra anomalie e referente. Per il dettaglio degli indicatori consulta la guida su come misurare le prenotazioni con booking esterno.

Domande frequenti

Cambiare booking engine significa cambiare PMS?

Non necessariamente. Verifica che il nuovo motore si integri con il gestionale e con gli altri strumenti mantenuti, chiarendo quali dati passano e chi gestisce gli errori.

Le prenotazioni precedenti vengono trasferite automaticamente?

Dipende dai prodotti e dal progetto. Richiedi una conferma precisa e verifica un campione di prenotazioni, compresa la gestione successiva di modifiche e cancellazioni.

Posso disdire subito il vecchio sistema?

Prima verifica accesso allo storico, prenotazioni ancora da gestire, vecchi collegamenti e condizioni di uscita concordate con il fornitore. Stabilisci una data dopo il collaudo del passaggio.