Cambiare web agency: cosa farsi consegnare e come organizzare il passaggio

Decidere che cosa cambia e che cosa va consegnato

Il primo documento utile è un elenco delle attività coinvolte. Potresti voler cambiare soltanto chi aggiorna le pagine, mantenendo hosting e posta; oppure spostare il sito, rinnovare i contenuti e affidare anche la SEO a un nuovo referente. Sono operazioni diverse, con dipendenze e verifiche differenti.

Chiedi al nuovo fornitore una ricognizione iniziale e definisci una data di passaggio solo dopo aver individuato gli elementi mancanti. Le scadenze di dominio, hosting e licenze devono essere annotate: un rinnovo imminente non dovrebbe emergere quando il trasferimento è già iniziato.

Se insieme al cambio agenzia stai valutando il rifacimento, la guida sito nuovo o restyling aiuta a separare i problemi del progetto da quelli della collaborazione. Un sito tecnicamente adeguato può richiedere una nuova gestione senza essere ricostruito da zero.

Preparare l’inventario di servizi, accessi e referenti

Un foglio condiviso può riportare per ogni servizio il fornitore, l’account aziendale di riferimento, il responsabile, la scadenza e lo stato della consegna. Nel foglio registra dove trovare le credenziali in modo sicuro; evita di raccogliere password e codici riservati in un documento distribuito a tutti.

Un accesso dichiarato disponibile va provato. Avere una password senza il secondo fattore di autenticazione o senza il permesso necessario non permette di gestire davvero il servizio.

Trattare dominio, DNS ed email come passaggi distinti

Cambiare agenzia non implica automaticamente trasferire il dominio a un altro registrar. Il dominio può rimanere dove si trova mentre cambia chi gestisce il sito. Se il trasferimento è necessario, verifica la procedura applicabile all’estensione e al fornitore. Per i domini .it il Registro indica il codice Authinfo come elemento necessario e spiega come recuperarlo presso il registrar: consulta le indicazioni ufficiali di Registro .it.

I DNS collegano il dominio ai diversi servizi. Prima di modificarli occorre conoscere e conservare i record necessari, compresi quelli relativi alla posta e alle verifiche dei servizi esterni. Spostare soltanto il sito non significa dover spostare anche le caselle email.

Se cambia il servizio di posta, concorda come migrare gli archivi, ricreare caselle e alias e configurare i dispositivi. Includi chi usa effettivamente la posta nelle prove di invio e ricezione, anche verso destinatari esterni all’azienda.

Chiarire file disponibili, contenuti e condizioni d’uso

La consegna tecnica dipende da come è stato costruito il sito. Può includere file sorgente, database, repository, configurazioni e istruzioni di pubblicazione. Una piattaforma gestita può invece consentire l’esportazione di alcuni contenuti senza permettere di trasferire l’intero sistema su un altro hosting. Chiedi che il nuovo fornitore verifichi questa differenza prima di definire il lavoro.

Raccogli inoltre testi, immagini originali, loghi, traduzioni e documentazione delle funzioni. Per ogni materiale o componente soggetto a licenza bisogna capire chi lo ha acquistato, quale uso è consentito e se occorre un nuovo abbonamento. Il pagamento del sito, da solo, non chiarisce tutte queste condizioni: fanno riferimento agli accordi e alle licenze applicabili.

Se un elemento non può essere trasferito, serve una decisione esplicita: mantenerlo con le condizioni esistenti, sostituirlo o ricostruirne la funzione. Questa scelta deve essere visibile nel nuovo preventivo del sito web.

Consegnare gli account senza perdere la storia dei dati

Search Console, strumenti di analisi, sistemi di prenotazione e gestione dei consensi possono continuare a esistere durante il passaggio. Prima di creare account nuovi, verifica se è possibile assegnare i ruoli necessari a quelli già utilizzati, conservando dati e configurazioni utili. Un nuovo sito non richiede sempre una nuova identità in ogni piattaforma.

Individua una persona interna all’azienda che possa amministrare o recuperare gli account compatibilmente con le regole del servizio. I collaboratori dovrebbero usare accessi nominativi con i permessi necessari al loro compito. La consegna deve includere anche il metodo di recupero e l’autenticazione a più fattori, quando prevista.

Annota infine eventuali chiavi di integrazione e connessioni con sistemi esterni. Un modulo può apparire corretto ma dipendere da un servizio email intestato al precedente fornitore. La prova deve verificare l’arrivo effettivo della richiesta, non soltanto il messaggio di conferma sullo schermo.

Programmare il passaggio e verificare i percorsi importanti

Il piano operativo dovrebbe indicare un responsabile, l’ordine delle attività, le verifiche e una soluzione di ripristino. Prima delle modifiche occorre disporre di una copia utilizzabile del sito e, dove necessario, dei dati aggiornati. Se arrivano prenotazioni o altri contenuti durante il trasferimento, bisogna decidere come sincronizzarli per non perdere quanto viene registrato dopo la copia iniziale.

Quando cambia anche l’architettura, il lavoro comprende la continuità degli URL. La guida rifare il sito senza perdere posizionamenti approfondisce inventario e redirect; anche Google raccomanda preparazione, prove e monitoraggio nelle indicazioni sugli spostamenti dei siti.

Con un intervento di restyling del sito web, il collaudo va concordato prima della pubblicazione: pagine principali, navigazione da smartphone, invio dei moduli, email, download e integrazioni. La chiusura dei vecchi servizi deve seguire l’esito delle verifiche e le dipendenze ancora necessarie.

Chiudere la consegna con responsabilità verificabili

Il passaggio è concluso quando le persone incaricate possono lavorare e i servizi previsti funzionano. Raccogli le conferme in un verbale semplice, indicando anche i punti rimasti aperti, il responsabile e la data prevista per risolverli.

Dopo le verifiche rivedi i permessi dei precedenti collaboratori e aggiorna le credenziali condivise che lo richiedono. Concorda anche la gestione delle copie conservate dai fornitori secondo gli accordi e gli obblighi applicabili. Per il lavoro successivo, la guida sulla manutenzione del sito aiuta a definire cosa dovrà essere controllato nel tempo.